Reprezentanții Serviciului Județean Ialomița al Arhivelor Naționale atrag atenția tuturor instituțiilor de stat că externalizarea serviciilor de prelucrare a arhivei proprii către operatori economici este o măsură lipsită de fundament legal, considerând-o un derapaj de la prevederile Legii Arhivelor Naționale
„Persoanele fizice și persoanele juridice, creatoare și deținătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, (…) răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor. (…) Creatorii și deținătorii de documente, persoane juridice, au obligația de a înființa compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă, în funcție de valoarea și cantitatea acestora”, se precizează în lege.

Așadar, creatorii și deținătorii sunt obligați să-și prelucreze propria arhivă în cadrul instituțional, prin angajații săi, nu prin externalizarea obligațiilor ce le revin și care constituie sarcini de serviciu. Arhiva unei instituții publice trebuie prelucrată fără costuri, prin funcționarii săi, responsabili de acțiunile întreprinse și de documentele create ca mărturie a activității acestora.

„Externalizarea prelucrării arhivei creatorilor și deținătorilor în stare de funcționare este păguboasă pentru instituție, pentru că se efectuează contra-cost, este nesigură pentru calitatea muncii prestate, putând produce efecte negative situației arhivei, dificil de remediat și este permisibilă accesării documentelor de către persoane neautorizate”, subliniază reprezentanții Serviciului Județean.

SJAN Ialomița a încercat să stopeze aceste practici, în lipsa existenței unei sancțiuni contravenționale pentru o astfel de faptă, prin explicații către instituțiile publice care au recurs la astfel de măsuri, precizându-le neajunsurile. Însă, în lipsa unei coerciții, rezultatele nu au fost cele așteptate.

SJAN adresează, astfel, un apel către toate instituțiile publice să înceteze externalizarea prelucrării arhivei proprii și să colaboreze deschis și direct cu Serviciul Județean, ba chiar să solicite prezența reprezentanților acestei instituții dacă este cazul, pentru a-i sprijini în acest sens.