Din cauza COVID-19, multe companii și instituții de învățământ au fost obligate să apeleze la comunicarea online pentru a continua să funcționeze cu personal ce își desfășoară activitatea de la distanță. Majoritatea întreprinderilor mici și instituțiilor de învățământ nu au fost pregătite să-și transforme mediul de lucru într-unul online. Iconic Cluster și-a dat seama că există o problemă de comunicare și cultură de utilizare responsabilă a tehnologiei care scade productivitatea și  împiedică fluxul de lucru normal.

Prin urmare, un grup de studenți de la Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor de la Universitatea Alexandru Ioan Cuza din Iași, sub supravegherea profesorului Marius Alexa, a elaborat un ghid care conține regulile generale de comunicare pentru utilizarea rețelei WhatsApp ca un efort de informare și creștere a gradului de conștientizare a utilizării responsabile a tehnologiei.

Ansamblul de reguli care sunt scrise în ghid sunt menite să crească productivitatea și să îmbunătățească calitatea comunicării online, diminuând timpi pierduți într-un mediu de lucru online. Ghidul sugerează că fiecare participant ar trebui să fie conștient de limbajul, atitudinea și modalitățile de comunicare cu colegii lor.

Daniela Gorincioi – coautor al ghidului:  „Încurajăm oamenii să utilizeze canalele de chat în mod responsabil”.

Reguli de conduită pentru WhatsApp

În lumea reală avem multe cărți și articole despre cum ar trebui să ne purtăm în societate și cum ne putem îmbunătăți abilitățile de comunicare, totuși, chiar dacă majoritatea oamenilor sunt conștienți de acestea, se pare că nu le proiectează întotdeauna și asupra prezenței lor online. Indiferent dacă este din cauza ignoranței sau a lipsei de experiență, am decis să oferim o mână de ajutor acestor utilizatori și am găsit soluții pentru cele mai proeminente probleme de comunicare în cea mai populară aplicație de mesagerie la moment, WhatsApp.

• Fiecare grup WhatsApp are un scop sau un subiect de discuție, este recomandat să mențineți conversația în cadrul acelui subiect. Nu confundați problemele personale și cele legate de muncă deoarece perturbă fluxul general al conversației.
• Dacă nu puteți contribui la conversație într-un anumit moment, scuzați-vă mai întâi de la discuție, astfel încât membrii să nu fie lăsați să aștepte un răspuns din partea voastră și utilizați funcția „Mute”, astfel încât să nu primiți notificări suplimentare.
• Este nepoliticos să ignori pe cineva atunci când a pus o întrebare sau când așteaptă în mod evident o anumită reacție din partea voastră. Răspundeți la persoana respectivă înainte de a continua cu un alt subiect de discuție.
• Nu folosiți excesiv emojiurile. Acestea sunt o modalitate ușoară de a-ți indica sentimentele într-un chat, dar ar trebui să fie folosite cu masură deoarece acestea pot deveni iritante sau pot demonstra lipsa de profesionalism. Emoticonii nu ar trebui să înlocuiască cuvintele reale într-o conversație.
• Pentru a eficientiza experiența utilizatorului pentru toată lumea, învață și folosește comenzile și funcțiile aplicației, cum ar fi silenționarea notificărilor, indicarea destinatarului mesajului dvs. cu funcția „Reply”, personalizarea notificărilor, blocarea unui utilizator sau folosind funcția de admin pentru a alege cine poate contribui la chat.
• Evitați să trimiteți multiple mesaje scurte și consecutive, notificările constante pot fi neplăcute și puteți monopoliza un chat. Este de preferat să vă structurați gândurile spontane într-un singur mesaj coerent.
• După cum ar trebui să fie deja cunoscut, nu este în regulă să vă impuneți cuiva convingerile dvs. politice sau religioase, atât în viața reală, cât și în lumea online. Aceste subiecte ar trebui discutate numai atunci când toți membrii sunt interesați. În același mod, evitați folosirea profanităților sau a conținutului necorespunzător.
• Dacă ați creat un grup cu un scop specific și acest scop a fost îndeplinit (de exemplu, organizarea unui eveniment), mulțumiți membrilor și închideți grupul sau cereți politicos membrilor să părăsească chatul dacă nu mai servește pe nimeni.
• Dacă ajungi să porți o discuție activă cu un singur membru al grupului care nu are legătură cu subiectul general al conversației, ia în considerare mutarea acestei discuții în mesaje directe, astfel încât să nu-i deranjezi pe ceilalți membri și chat-ul rămâne relevant.
• Nu adăugați pe nimeni la un grup fără aprobarea lor, s-ar putea să nu fie interesați. Dacă cineva alege să părăsească un grup, respectați-i decizia și nu încercați să îl adaugați din nou decât dacă vă solicită în mod special.
• Dacă cineva v-a dat numărul de telefon pentru a-l contacta pe WhatsApp, aveți grijă să vă prezentați înainte de a începe discuția, iar din moment ce acesta v-a încredințat informații personale, respectați-i confidențialitatea și nu împărtășiți numărul de telefon cu terți.
• Dacă un utilizator vă solicită să nu-l mai contactați, respectați decizia sa și eliminați-l din lista dvs. de contacte, nu insistați întrucât acesta vă poate bloca numărul.
  Amintiți-vă să rămâneți politicoși și respectuoși în orice instanță, acest lucru este și mai important într-un mediu virtual deoarece nu vedeți persoana față în față și nu-i puteți observa emoțiile. Ascunderea în spatele unui ecran nu vă oferă o scuză pentru a vă comporta inuman.

Asociația ICONIC Cluster operează o rețea de tip cluster care contribuie la transformarea județului Iași într-un pol important al industriilor creative și mai ales al sectorului IT&C prin valorificarea creativității și noilor tehnologii bazate pe utilizarea intensivă a cunoașterii, susținerea inițiativelor antreprenoriale, încurajarea inovării și conectarea la piața globală.

Informaţii suplimentare cu privire la activităţile desfăşurate de Asociația ICONIC Cluster sunt disponibile pe pagina web: www.iconic.ro.